3 principais erros na contratação de soluções de TI

Chega a ser uma obviedade começar este artigo dizendo que o mercado de tecnologia mudou completamente. Mas vale ressaltar tal fato uma vez que o setor vem registrando ano a ano o ingresso de novas tecnologias, novos fornecedores e a adoção direta em diferentes departamentos das organizações, dissolvendo-se por entre os dedos dos “capitães” das áreas de TI.

Diante de tanta evolução motivada pela própria inovação ainda nos deparamos com processos de compras obsoletos e despreparados para o cenário atual. Pois então, seria possível contratar soluções de tecnologia sem possuir processos e métodos adequados para a escolha de fornecedores apropriados e desenho do contrato? Vamos falar sobre isso, vale a leitura!

Não somente as tecnologias precisam acompanhar a evolução, como também todas as práticas em torno delas. Nos processos de compras, isso é nítido e vem gerando muitos impactos negativos na aquisição e contratação de serviços. Alguns deles são a burocratização, lentidão e a escolha de parceiros e soluções erradas – este certamente o mais grave.

Fazer leilões para obter melhores ofertas pode não ser o caminho ideal para aquisições de serviços de tecnologia. Isso pode trazer parceiros que não estejam alinhados ao arquétipo da demanda da contratante. Por exemplo: o objetivo é contratar um fornecedor com foco em inovação e, no final das contas, o fornecedor vencedor tem foco em custo – um desvio de propósito em razão do processo de seleção ser baseado em especificação técnica impostas no leilão.

Primeiro, a área de compras não atende a velocidade do negócio; segundo, opta-se por parceiros inadequados; terceiro, não se captura o melhorconhecimento disponível no mercado. Este último, porém, não menos importante, tem limitado muitos projetos ao básico, impedindo-os de explorar, de fato, oportunidades de inovação e avanço. Estes são alguns dos impactos negativos, todos eles motivados por 3 principais erros na aquisição e contratação de soluções de TI, os quais listo abaixo.

Erro 1: Não definir a estratégia de aquisição

O primeiro passo é saber o papel da solução na companhia. É necessário saber se o objetivo é buscar baixo custo ou uma solução que traga um diferencial competitivo e se tem a veia da inovação. Considero, esta, uma etapa fundamental antes de começar a selecionar quem serão os fornecedores e que tipo de processo seguir.

Na TGT Consult, usamos uma matriz padrão, na qual fazemos um cruzamento do impacto estratégico daquela solução versus o impacto no orçamento, ou seja, identificamos quanto isso vai custar. A partir daí, conseguimos definir quatro quadrantes distintos que exigem diferentes estratégias. Certamente, tratar demandas diferentes com processos de compra iguais é um erro, e muito comum, por sinal.

Erro 2: Escolher uma lista inadequada de fornecedores para a disputa

Como temos visto a seleção desses fornecedores? Em geral, compras vêm trabalhando com indicações. A área de negócio evolui no processo com um fornecedor, que passa para compras para fazer o comparativo no mercado. Isso deixa o processo de seleção “manco”, uma vez que não há referências adequadas.

Até poucos anos atrás, buscávamos uma lista de fornecedores providas por inteligência de mercado. Há pouco disso no Brasil! Por esse motivo, desde 2017 temos feito pesquisas no mercado local e trouxemos o ISG Provider Lens para o Brasil – uma série de estudos específicos e detalhados que apresentam uma análise de fornecedores por tipo de tecnologia, especialidade e os dividem por competência, capacidade de entrega e presença no mercado.  

Para se ter uma ideia, até 2017 não existiam pesquisas de mercado defornecedores no Brasil, apenas de outros países. Agora, já é possível obter uma análise detalhada local, o que traz para os processos de compras fundamentos tangíveis na escolha de seus fornecedores, algo que considero fundamental para o sucesso de qualquer implementação tecnológica.

Temos acompanhado os processos nos quais listas internas de inteligência de mercado são usadas e, em geral, observamos que o ganhador écontraintuitivo, ou seja, aquele que é o principal candidato por ser indicação, geralmente não é o que ganha o contrato. Constatamos, ainda, que a contratação é mais eficiente e longeva, pois há uma melhor adequação, sem viés, que vem de fato baseada em critérios tangíveis.

Erro 3: Utilizar o método tradicional de contratação através RFP (Request For Proposal)

O que aprendemos com o tempo e experiência de mercado é que, geralmente, quem ganha o processo são os fornecedores bons em responder RFPs, não necessariamente o mais competente. Eles sabem o que o cliente busca e espera, muitas vezes sem ter as melhores competências para a entrega da solução ou serviço.

Uma das formas de mitigar esse problema é utilizar um processo colaborativo de construção da solução, envolvendo vários fornecedores muito antes de escrever a RFP. Desta forma, garantimos a captura do conhecimento e das alternativas de abordagens disponíveis no mercado fornecedor de tecnologia.

Claro que, para se obter os melhores resultados, recomendo que estemétodo siga alinhado com o que eu menciono no ‘erro 2’: consultar uma lista analítica de fornecedores com competências comprovadas por órgãos externos de pesquisa.

Com base no contato diário com este mercado, posso afirmar que em 90% das vezes em que o cliente tenta fazer uma RFP muito rígida, definindo a solução, ele acaba atrapalhando o processo e as soluções não são atualizadas e adequadas à necessidade do projeto. Isso temos visto constantemente nos processos de contratação de soluções de TI. Durante a fase de implantação, muitas vezes é preciso fazer ajustes, aditivos de contrato, o que resulta em aumento de custos e desgaste da relação, além de deixar os fornecedores em uma situação difícil por coisas que não estavam previstas.

Omar Tabach é sócio-diretor da TGT Consult.